Nel nostro operare giornaliero siamo dominati dalla costante tempo, viviamo le nostre giornate lavorative e non solo, con una crescente ossessione per i minuti e le ore che passano, convinti di non avere mai tempo per svolgere determinate attività, assecondare hobby personali o dedicare tempo alla nostra famiglia.

Time management: come organizzare il tempo

Ebbene, la buona notizia è che esistono una serie di strumenti e tecniche utili a “reimpadronirci” delle nostre giornate, e tali percorsi prendono il nome di Time Management. Per farci aiutare in questo nuovo percorso di crescita personale e professionale abbiamo chiesto aiuto al Dott. Marcello Montomoli, Medico di Emergenza (Az. USL Toscana Sud-Est) e Professional Coach (Life-style coaching; team coaching; leadership coaching).

Il tempo è gratis, ma non ha prezzo. Non puoi possederlo, ma puoi usarlo. Non puoi conservarlo, ma puoi spenderlo. Una volta che lo hai perso non puoi più riaverlo indietro.

(Harvey Mackay, imprenditore americano)

Innanzitutto, dott. Montomoli cosa significa Time Management?

Letteralmente gestione del tempo, intendendo un insieme di approcci e tecniche volti ad impiegare il tempo lavorativo e/o non-lavorativo in modo efficiente ed efficace.

Quali sono le principali strategie di time management?

La letteratura e la manualistica descrivono diversi approcci, ma sostanzialmente sono ascrivibili a due strategie principali:

• agire sull’efficienza, cioè riuscire a fare più cose in un tempo definito;
• agire sull’efficacia, cioè riservare tempo soprattutto per le attività che portano al conseguimento di obiettivi predefiniti.

La maggior parte dei metodi più diffusi combinano entrambi questi approcci.

Ci parli quindi di qualche strumento utile, ad esempio agli infermieri e a tutti i professionisti sanitari in generale

Il primo passo è quello di identificare in modo specifico a quale o quali aree della propria vita è utile applicare il time management: area del lavoro, area della vita familiare, area del tempo libero, ecc.

È utile fare il punto della situazione di partenza, ad esempio con una domanda chiave: Come sto usando il mio tempo attualmente? La chiara definizione dei propri obiettivi consente di identificare su quali aree e compiti concentrare la propria attenzione e la programmazione del tempo.

La definizione di obiettivi a lungo, medio e breve termine rappresenta la base da cui partire per l’allestimento del piano di azione. Il piano può essere dettagliato in liste di attività da svolgere (to do list), ma anche liste di attività non in linea con gli obiettivi e che costituiscono uno spreco di tempo (not to do list). Le liste di periodo (mensile, settimanale e quotidiana) sono uno strumento economico ed efficace per agire in modo concreto e coerente.

Nei suoi corsi lei parla molto di fattori ostacolanti, distraenti interni ed esterni ed in particolare concentra la sua attenzione verso le distrazioni provenienti dalle nuove tecnologie. Che consigli si sente di dare e quanto la preoccupa questa “dipendenza dai social”, soprattutto nel tempo-lavoro?

Innanzitutto si deve prendere consapevolezza della modalità abituale con cui ci rapportiamo ai social e in generale alle nuove tecnologie. Infatti le tecnologie di per sé non sono né “buone” né “cattive”, piuttosto è l’uso che ne facciamo a qualificarle in un modo o nell’altro. La domanda chiave da porsi per un uso equilibrato è: Questa tecnologia è al mio servizio, o sono io al suo?. Se da un lato è vero che un uso distorto dei social può configurarsi come una vera e propria dipendenza e può contribuire ad allontanarci dagli altri (pazienti compresi), è altrettanto vero che le applicazioni virtuose della telemedicina fanno intravedere nuove straordinarie opportunità di assistenza e cura, e possono essere uno strumento per rinforzare la relazione con il paziente e i familiari

Nella nostra “cattiva gestione del tempo” quanto abbiamo perso e quanto ci siamo allontanati dai nostri utenti?

È necessario che infermieri e medici portino avanti, con forza e insieme, l’impegno di riconquistare il tempo ad alto valore rappresentato dalla relazione, dalla costruzione di una rapporto di fiducia e di accoglienza con le persone che si affidano a noi professionisti sanitari. Assistenza e cura prevedono un investimento di tempo per attività “tecniche” e, parimenti, hanno bisogno di tempo per le relazioni interpersonali. Il tempo di relazione è parte integrante delle nostre professioni ed è fondamentale modificare, e se necessario contrastare, la tendenza disumanizzante di certe impostazioni organizzative adatte ad una catena di montaggio, ma non certo ad una azienda che si occupa di salute.

Infine, cosa possiamo portarci a casa imparando a gestire il nostro tempo?

Possiamo davvero raggiungere importanti traguardi. Saper impiegare bene il proprio tempo è una delle life-skills fondamentali per il successo lavorativo, il benessere personale ed organizzativo, la riduzione dello stress, il bilancio ottimale tra vita privata e vita lavorativa, e molto altro. Potenziare questa competenza personale è sicuramente importante per tutti.